L'accès à l'application nécessite une identification de l'utilisateur :
- Utilisateur : Votre identifiant de connexion qui est défini par l'administrateur (admin).
Le nom du dernier
utilisateur connecté apparaît automatiquement dans cette zone. - Mot de passe : Code confidentiel que vous définissez et pouvez changer à votre guise.
A la création d'un utilisateur, le mot de passe est initialement
identique au nom d'utilisateur. Il est ensuite possible de le modifier.
Important : La saisie tient compte des majuscules/minuscules.
Par exemple, après l'installation initiale de l'application, les valeurs suivantes sont définies :
- Utilisateur : admin
- Mot de passe : admin
Le bouton Options... permet de modifier les paramètres de la connexion
au serveur.
- Hôte/IP : Adresse IP ou nom réseau du poste serveur.
Par défaut localhost est le nom de l'ordinateur local, l'adresse IP correspondante est de la forme 127.0.0.1
Consultez l'administrateur réseau ou le logiciel serveur pour connaître la valeur à attribuer lors de l'installation. - Port : Port d'accès (canal de connexion) au serveur.
La valeur par défaut est 8090. En cas de changement elle doit toujours être égale à celle définie sur l'application serveur.
Les messages d'erreurs suivants peuvent apparaître :
- Erreur de connexion
L'utilisateur n'existe pas ou le mot de passe est incorrect. - SERVEUR INDISPONIBLE - Sortie de l'application
L'application serveur n'est pas lancée, ou l'accès au serveur par le
réseau n'est pas possible avec les paramètres (Hôte/IP et Port) fournis.
Après la connexion la barre d'outil en haut de l'écran s'enrichit de
commandes d'accès aux différents modules en fonction des droits d'accès
de l'utilisateur.
Les commandes d'exportation et d'impression sont disponibles dans l'ensemble
de l'application par les menus
menu Fichier - Imprimer et menu Fichier - Exporter.
Il existe différents cas d'impression :
- Situation : une fiche regroupant l'ensemble des informations sur le salarié est affichée en aperçu, et imprimable.
Notez que l'historique imprimé correspond à l'onglet sélectionné congés/autres absences - Calendrier : un dialogue permet de définir le titre, le pied de page, et quelques autres options
- Planning
: un dialogue permet de définir le titre, le pied de page, la période
(entre janvier et décembre de l'année sélectionnée), le nombre de mois
par page, et le nombre maximum de salariés par page
- Synthèse : un assistant donne accès au choix des colonnes et des lignes à imprimer, puis aux titre, bordures, pagination, etc
- Graphiques : l'impression n'est pas possible directement, la commande débouche sur l'option d'exportation.
- Gestion
des tables : un assistant donne accès au choix des colonnes et des
lignes à imprimer, puis aux titre, bordures, pagination, etc
Cas d'exportation :
- Situation : cliquer tout d'abord dans la grille à exporter, avant d'exécuter le menu.
Dans le dialogue d'assistance, sélectionner les colonnes, puis les lignes, et définir éventuellement un titre.
Il y a ensuite 3 possibilités d'exportation :
- presse-papier (copier/coller) : il suffira de choisir menu Edition – Coller dans le logiciel choix
- fichier Microsoft Excel (si disponible) : le nom du fichier est demandé
- fichier délimité .CSV : le nom et le séparateur (; par défaut) à utiliser vous sont demandés
- Calendrier : un nom de fichier est demandé. La partie visible de du planning sera exportée au format JPG.
Cette image pourra ensuite être intégrée dans n'importe quel traitement
de texte ou logiciel de dessin pour être mise en page et imprimée. - Planning : voir Calendrier.
- Synthèse : voir Situation.
- Graphiques : un nom de fichier est demandé. Le graphique sera exporté au format WMF (clipart).
- Gestion des tables : voir Situation.
- Modification : Double clic dans la ligne pour accéder au dialogue de modification.
- Redimensionnement
: Double clic dans l'entête entre deux colonnes pour adapter
automatiquement la largeur de celle de gauche à son contenu. Ou tirer
sur la poignée pour dimensionner librement.
- Tri : Clic dans l'entête de la colonne pour la trier. Un deuxième clic inverse l'ordre de tri, un triangle jaune indiquant le sens de ce tri.
Pour ajouter un 2ème niveau de tri, cliquer dans l'entête en maintenant la touche Majuscule (ou Shift) enfoncée. Un numéro indique l'ordre hiérarchique des index (1 et 2).
Synthèse de la situation de chaque salarié au regard des congés.
Le "service" (en haut à droite) sélectionné détermine les salariés qui pourront être visualisés.
Cette mention de "service" peut être personnalisée dans les paramètres.
Ce dialogue est accessible aux utilisateurs disposant des droits d'accès suffisants. On y accède à partir de la fiche de Situation, ou du Planning.
La saisie prend en compte les éléments suivants :
- Salarié : le nom du salériés
concerné. Il ne peut être modifié, il faut donc se trouver sur sa fiche
ou dans la bonne ligne du planning avant d'ouvrir ce dialogue.
- Type : choix du type d'absence ou de congé ou de l'absence. En fonction de cette sélection, certains champs seront ou non visibles.
- Année : année de référence pour le droit (si applicable)
- Solde : total des droits disponibles en tenant compte des congés déjà enregistrés (si applicable)
- Du : date de début. La couleur vire au rouge si le jour n'est pas ouvré (travaillé) ou s'il est férié.
- Au : date de fin. Automatiquement supérieure ou égale à la date de départ.
- De ... A : heures et minutes de début et de fin pour les absences en durée horaire.
- Soit : durée totale calculée automatiquement en fonction des jours ouvrés, fériés et du mode de décompte défini pour le salarié.
- Matin, Après-midi, Journée : définition de la durée pour les congés en demie-journée.
- Info : informations complémentaires (255 caractères maxi).
Sauf si le type d'absence a été explicitement déclaré en saisie
libre, la validation implique le respect des règles élémentaires
suivantes :
- dates correctes,
- jours ouvrés en début et en fin (sauf option),
- solde disponible suffisant au jour du départ, en tenant compte de la date d'acquisition des droits.
NB : Un utilisateur disposant des droits d'accès suffisants reçoit cependant un dialogue lui permettant de forcer l'acceptation du congé.
Remarque : La petite fiche en haut et à droite de la zone de Type affiche éventuellement dans une info-bulle des informations concernant le type d'absence sélectionné.
Cette vue individuelle regroupe en une seule fenetre, les "congés" et "autres absences" d'un salarié dans un calendrier de l'année civile.
Une légende des couleurs de congés est affichable en bas de grille.
Certaines couleurs peuvent être configurées dans les paramètres de l'application.
Le survol d'un jour férié affiche son libellé.
Le planning permet la comparaison des périodes d'absence au sein du service sélectionné. Il couvre l'année civile à raison d'une case par jour.
L'affichage alternatif de l'une ou l'autre de ces catégories d'absences est réalisé par une boite de sélection.
Les boutons de navigation permettent de passer de mois en mois et de semaine en semaine.
Les salariés peuvent être regroupés en fonction de rubriques.
Deux boutons permettent d'afficher ou masquer les numéros de semaine, ainsi que la légende.
Le survol d'un congé affiche son détail dans une bulle jaune. Il est également possible d'accéder au dialogue en cliquant deux fois sur la case correspondante.
En survolant un jour férié dans l'entête il est possible de voir son libellé.
Désactiver l'option noms complets permet de réduire ou non la largeur de la colonne de gauche en utilisant les codes employés au lieu des noms.
Une légende des couleurs de congés est affichable en bas de grille.
Certaines couleurs (séparation des semaines, séparation des mois, des week-end, des fériés) peuvent être configurées dans les paramètres de l'application.
Ce module permet d'analyser les données de la base sous différentes vues :
- Situation : Droit, cumul, solde des droits de chaque salarié, par catégorie et type d'absence, et par année de droit.
- Historique : Liste de tous les congés, par catégorie et type d'absence, et dans un intervale de dates.
- Décompte
: Volume de droits consommés par chaque salarié, par catégorie et type
d'absence, par mois. Il est également possible de différencier les
droits reportés, courants, et anticipés.
- Ventilation : Nombre de jours de congés pour chaque jour de la semaine, les jours ouvrés, les jours ouvrables, et fériés.
- Attributions : Historique des attributions de droitspar type de d'absence, pour une période.
- Droits : Ventilation mensuelle des droits acquis en fonction de leurs dates d'attribution.
Ces tableaux peuvent être imprimés et/ou exportés via le menu habituel.
Pour le service sélectionné, les statistiques suivantes sont calculées :
- Absentéisme par jour : Cumul journalier des absences d'un type donné, pour le mois et l'année sélectionnés.
- Absentéisme par mois : Cumul mensuel des absences d'un type donné, pour l'année sélectionnée.
- Solde des droits : Droits acquis - cumul des absences pour chaque mois. D'où l'intérêt de préciser la date d'acquisition des droits à congés.
Les options vue 3D et légende, sont disponibles selon les préférences d'affichage.
Il est possible de basculer par les onglets de gauche entre le mode Graphiques et le mode Tableaux. Ce dernier permet notamment d'exporter les données dans un tableur pour pouvoir les exploiter plus finement.
Liste des libellés de services dans lesquels sont répartis les salariés.
- Nouveau : Créer un nouveau service
- Double clic sur une ligne : Accès au dialogue de modification d'un service
Dialogue service :
- Libellé : 20 caractères maxi
Liste des salariés avec leurs caractéristiques. Les numéros à gauche permettent simplement de faciliter le décompte.
- Nouveau : Créer un nouveau salarié
- Double clic : Accès au dialogue de modification d'un salarié
- Classement : Dialogue affichant la liste des salariés avec leur numéro d'ordre. Utiliser la souris pour modifier leur classement.
Dialogue :
- Code : Code interne ou abbréviation utilisable dans le planning d'absences
- Nom : 50 caractères maxi
- Prénom : 50 caractères maxi
- Entrée : Date d'entrée dans l'entreprise.
- Sortie : Date de sortie de l'entreprise.
Important :
- En dehors de ces dates, le salarié apparait en grisé dans le planning.
- Les salariés non présents à la date du jour ne sont pas visibles dans le reste de l'application !
- masquer dans le planning : permet de ne pas afficher un salarié dans le planning, sans pour autant lui attribuer de date de sortie.
- Décompte des congés :
- en jours ouvrés : Comptera les jours déclarés ouvrés
- en jours ouvrables : Comptera les jours déclarés ouvrables
Ces types de jours sont déclarés dans les Paramètres de l'application.
- Service : "Service" d'affectation, parmi ceux disponibles.
Important :
- La suppression d'un service ou est placé un salarié efface ce champ. Le salarié n'est alors plus visible que dans la sélection (Tous les services)
- Rubriques 1, 2, 3 , 4 : leur libellé dépend de la personnalisation effectuée dans les options.
Indiquer ici le nom d'un lieu, d'un emploi, d'une catégorie... La valeur peut être nouvelle ou sélectionnée dans une liste.
Liste des types d'absence.
- Nouveau : Créer un nouveau type
- Double clic : Accès au dialogue de modification
- Classement : Dialogue affichant la liste des absences avec leur numéro d'ordre. Utiliser la souris pour modifier leur classement.
Dialogue :
- Code : Code interne, utilisé dans les différentes légendes.
- Position : Ordre d'affichage
- Libellé : 50 caractères maxi
- Type :
- CONGÉ : Apparaîssent dans la partie droite de la Situation.
- avec droits : gestion d'un compteur de droits annuels, et contrôle du solde à la saisie.
- congé payé : possibilité d'appliquer certaines règles de calculs spécifiques définies dans les Paramètres.
- saisie libre : aucun contrôle ne sera effectué sur la saisie.
- durée en jours calendaires : la durée correspond simplement au nombre de jours du calendrier.
- AUTRE ÉVÉNEMENT
: Absences non considérées comme des arrêts de travail, ou que l'on ne
souhaite pas afficher dans le même planning que les congés (ex: formations).
- durée en jours ouvrables : la durée inclu les jours ouvrables. Par défaut elle n'inclu que les jours ouvrés.
- Couleur : Cliquer pour définir la couleur devant identifier cette absence.
- Unité : Unité de durée à utiliser pour ce type d'absence.
- JOUR : nombre entier de jours (1, 2 ... N)
- DEMIE : matin, après-midi, journée
- HEURE : de 1 mn à 23 h 59 mn
- Création : Précise si l'absence peut être crée par un utilisateur salarié, manager, ou gestionnaire (manager avec gestion des tables)
- Infos : Texte d'information qui s'affichera comme info-bulle à côté du type de congé dans le dialogue de saisie d'absence.
Il est possible d'utiliser quelques balises HTML pour la mise en forme :
- <b>...</b> : Gras
- <i>...</i> : Iitalique
- <u>...</u> : Souligné
- <br> : Retour à la ligne
|
Gestion des "Jours fériés" |
Liste des jours fériés.
Ceux-ci seront décomptés des durées de congés, et visualisés dans le planning et le calendrier.
- Nouveau : Créer un nouveau férié
- Double clic : Accès au dialogue de modification
Dialogue :
- Date : Date du jour.
- Libellé : Libellé qui pourra être affiché dans le planning ou le calendrier.
Important : Les jours fériés doivent être définis avant toute prise de congé pour éviter les erreurs dans les calculs de durée.
Historique des droits à congé accordés par salarié.
Le cumul des droits pour un congé donné et une année de référence
constitue la valeur du compteur. Le logiciel offre donc la possiblité
d'attribuer des droits (ex: récupérations) en plusieurs fois, ce qui facilite et fiabilise la gestion.
- Nouveau : Accorder un droit
- & (Ajouter à tous) : Accorder un même droit à tous les salariés du service sélectionné
- Double clic : Accès au dialogue de modification
Dialogue :
- Salarié : Nom du salarié
- Type : Type de congé concerné
- Libellé : Texte d'explication facultatif
- Année : Année de référence
- Valeur : Nombre de jours ou d'heures
- NEGATIF : c'est option permet de "consommer" des droits sans avoir à créer des congés, par exemple en cas de régularisation.
- Acquis le
: Date à partir de laquelle ce droit sera consommable. Autrement dit la
date de début au plus tôt des congés pouvant puiser dans ce droit.
Dialogue de changement du mot de passe de l'utilisateur courant :
- Actuel : Mot de passe actuel
- Nouveau : Nouveau mot de passe
- 2ème saisie : Texte d'explication facultatif
Le mot de passe doit comporter de 3 à 20 caractères.
La dfférence entre majuscules et majuscules est prise en compte.
Remarque : Le nouveau mot de passe est immédiatement actif.
Liste des utilisateurs de l'application et de leurs droits d'accès.
- Nouveau : Créer un utilisateur
- Double clic : Accès au dialogue de modification
Dialogue :
- Salarié : Nom du salarié. Il est nom modifiable une fois créé.
- Utilisateur : Nom de connexion (1 à 20 caractères), les majuscules/minuscules sont à respecter .
- Initialiser le mot de passe : Redonne la valeur du nom d'Utilisateur au mot de passe, au cas où l'utilisateur l'aurait oublié par exemple.
- Actif : Permet de verrouiller temporairement l'accès à l'application pour cet utilisateur.
- Manager : conditionne l'accès aux modules de management suivants :
- Droits d'accès "manager"
:
- Sélection du service de gestion, choisir (Tous les services) pour un accès complet à l'ensemble de la société.
- consultation : aucune saisie n'est autorisée
- gestion des congés : saisie des congés sous condition du respect des règles de saisie et de contrôle du solde
- gestion des tables, droits et congés : idem + possibilité d'outre-passer les règles de saisie, édition des tables, attribution des droits.
- gestion et administration des options : idem + gestion des paramètres de l'application
- administration complète : idem + gestion des utilisateurs (sauf administrateurs)
NB : L'utilisateur admin n'est jamais affiché. Il dispose des droits les plus étendus.
|
Paramètres de l'application
|
Fenêtre de définition d'un certain nombre de comportements de l'application :
- Personnalisations
- Libellés personnalisés
: possibilité d'adapter les termes affichés aux cas où l'on souhaite gérer autre chose que des congés.
- Services : unité de répartition administrative des salariés (ex. : unité, section, département...)
- Tous les services : désignation de l'ensemble des unités de répartition (ex. : Toutes les unités, Toutes les sections...)
- Congés : dénomination de l'absence (ex. : tâches, réalisations, périodes...)
Autres absences : dénomination de l'absence dans le second planning (ex. : prévisions, demandes...) - Rubriques de tri
: désignation des critères permettant de regrouper les salariés
(ex. : équipe, emploi, catégorie...). Les valeurs effectives seront indiquées dans les fiches salariés.
- Rubrique 1
- Rubrique 2
- Rubrique 3
- Rubrique 4
- Options
- Format d'année N/N+1 (2006/2007) : pour la fiche Situation
- Afficher les noms en abrégé : pour le Planning
- Griser les week-end
- Griser les jours fériés
- Masquer les week-end : permet de condenser le Planning
- Week-end par dessus congés : les congés chevauchat un week-end appraîtront coupés dans le Planning
- Afficher les drois année N-1 : affiche les droits de l'année précédente dans la Situation
- Afficher les droits année N+1 : affiche les droits de l'année suivante dans la Situation
- Couleurs
: s'appliquent au Planning et au Calendrier
Jours fériés
- Week-end
- Jours non affectés : où le salarié n'est pas dans l'entreprise, c'est à dire en dehors des dates d'entrée et de sortie
- Séparation des semaines
- Séparation des mois
- Séparation des groupes
- Congés
- Début
de la période de congés : essentiellement le mois de l'année (en
général Juin) ou re-démarre le cumul des droits congés payés
- Equivalence journée en minutes : permet de convertir dans les graphiques, les heures avec les journées
- Options d'accès
- Accès au planning du service : autorise l'accès au Planning pour les utilisateurs "Agent"
- Accès au planning général : conditionné par le précédent. Permet un accès en consultation au planning de toute l'entreprise
- Décomptes en jours ouvrables : règles spécifiques de décompte des "congé payé" si le salarié
à un statut "ouvrable"
- inclure les fériés tombant un samedi
- inclure samedi, si le congé se termine un vendredi
- Divers :
- Fin de congé possible un jour ouvrable (non ouvré) : augmente la tolérance à des fins d'affichage dans le planning
- Semaines
- Jours ouvrés (de travail) : définition des jours ouvrés
- Jours ouvrables : définition des jours ouvrables
- Système
- Ecart
de temps serveur (en heures) : écart de temps autorisé entre l'horloge
du poste serveur et celles des postes clients. En cas de décalage
horaire par exemple, il faut veiller à modifier cet intervale.
- Purger le cache de données :
Peut optimiser les temps de connexion après le traitement d'un
important volume de données. Cette commande nécessite une reconnexion.
Remarque : Effectué automatiquement une fois par jour, et à chaque redémarrage du serveur. - Sauvegarder la base :
Génère un fichier de sauvegarde daté sur le serveur dans le dossier "\backup".
Remarque : Effectué automatiquement une fois par jour. - Recalculer les congés :
Permet de corriger des erreurs de calcul dans la durée des congés en
cas de modification des jours fériés, ou du statut ouvrable/ouvré d'un
salarié. Un intervale de dates doit être précisé. Cette action commande
peut être relativement longue, et nécessite une reconnexion.
Remarque : A utiliser avec précaution
Cette commande permet de forcer le raffraichissement des informations en provenance des autres postes.
Un raffraîchissement automatique des données à normalement lieu toutes
les 1 minutes. Cette commande permet de le rendre immédiat, notamment
en cas de travail en binôme sur des données.
NB : Cette commande n'est accessible qu'aux utilisateurs "manager".
Il est pas utile de quitter l'application en cours de journée
d'autant qu'elle n'utilise pas les ressources réseau quand elle n'est
pas active.
Vous pouvez néanmoins utiliser cette commande si vous souhaitez :
- vous reconnecter sous une autre identité
- partager votre poste avec une autre personne
- vous absenter de votre poste en protégeant vos données
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